E-Mail

Hier finden Sie alle Informationen zu E-Mail am Institut.

Wichtiger Hinweis

Wegen des eingeschränkten Benutzernamensraums könnten Accountnamen und die daraus resultierenden E-Mailadressen bereits 9 Monate nach der Löschung von Accounts wieder neu vergeben werden. Sie sind deshalb nicht geeignet, Benutzer über den Vergabezeitraum des Accounts hinaus zu identifizieren (z.B. Verwaltungssysteme) oder zur Authentifizierung verwendet zu werden (z.B. Webanwendungen, Mailinglisten). Deshalb sollten Benutzer alle eigenen Authentifizierungen über Accountnamen oder E-Mailadressen noch vor der Löschung der eigenen Accounts wieder rückgängig machen.

E-Mail-Adressen

Die zentral vergebenen vollqualifizierten E-Mail-Adressen des Instituts haben die Form

<accountname>@informatik.uni-kiel.de

Sie setzen sich zusammen aus dem Benutzernamen des zentral vergebenen Rechneraccounts und dem E-Mail-Domainnamen des Instituts. Auf den zentral verwalteten Rechnern kann einfacher auch die teilqualifizierte Kurzform der EMail-Adresse, nämlich <accountname> verwendet werden.

E-Mail-Aliase für Mitarbeiter

Laut Direktoriumsbeschluß erhalten jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, die/der einen zentralen Rechneraccount und damit eine E-Mail-Adresse der oben angegebenen Form besitzt, zusätzlich einen E-Mail-Alias der Form "Vorname.Nachname". Genauer setzt sich der E-Mail-Alias aus durch eine durch Punkte getrennte Reihung aller Vornamen, Namensprädikate und Nachnamen zusammen, die dem Technik-Service bei Beantragung des zentralen Rechneraccounts angegeben wurden. Im einfachsten Fall (ein Vorname und ein Nachname) lautet der vollqualifizierte neue E-Mail-Alias

<vorname>.<nachname>@informatik.uni-kiel.de

Für alle dem Technik-Service bekannten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die einen zentralen Rechneraccount besitzen, wurden entsprechende E-Mail-Aliase eingerichtet (Stand August 2012). Der Technik-Service wird versuchen, neuen Mitarbeiter/-innen, so weit es möglich ist, selbsttätig die E-Mail-Aliase einzurichten. Da es aber zur Zeit kein Verfahren gibt, das dem Technik-Service zeitnah jede neue Mitarbeiterin und jeden neuen Mitarbeiter bekannt gibt, sollte sich jedes Mitglied des Instituts, das den Mitarbeiterstatus erlangt, per E-Mail an den Postmaster wenden, um die frühzeitige Einrichtung des E-Mail-Aliases sicherzustellen. Das Gleiche trifft auch auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu, die im Zuge der Ersteinrichtung keinen E-Mail-Alias erhalten haben, weil sie dem Technik-Service nicht als Mitarbeiter/-innen bekannt waren, bzw. weil sie noch keinen zentralen Rechneraccount besessen haben.

 

E-Mail-Server

Die zentral verwalteten Rechner sind alle so konfiguriert, daß E-Mails korrekt verschickt werden. Bei selbstverwalteten Rechnern muss das von den Verantwortlichen jeweils selber sichergestellt werden. Bei eventuellen Problemen helfen wir selbstverständlich gerne.

Als SMTP-Gateway sollte immer

mailin.informatik.uni-kiel.de

angegeben werden.

Innerhalb der Informatik kann dieser Gateway von allen jederzeit ohne Authentisierung genutzt werden.

Möchte jemand von außerhalb der Informatik den Gateway nutzen, so ist dazu ein Account auf den zentralen Rechnern des Instituts notwendig. Der zu konfigurierende SMTP-Server sollte dann auf Port 587 und TLS bzw STARTTLS eingestellt werden.

Einstellungen für Thunderbird:


SMTP Server Einstellung Thunderbird

Zum EMail lesen, ist dagegen

imap.informatik.uni-kiel.de

einzutragen, da die Dienste auf zwei verschiedenen Rechnern laufen.

Hierbei handelt sich um eine geschützte SSL-Verbindung über Port 993, die immer eine Authentisierung über den Benutzernamen im zentralen Informatikpool erfordert.

Viren-Scanner

Auf dem zentralen E-Mail-Gateway des Instituts für Informatik läuft der Viren-Scanner der Firma Sophos. Er überprüft

  • E-Mails, die uns aus dem Internet erreichen
  • E-Mails, die ins Internet verschickt werden
  • E-Mails, die zwischen der EMail-Servern der Arbeitsgruppen verschickt werden

 

Technisch bedingt, können aber nicht alle E-Mails auf Viren gescannt werden, z.B. verschlüsselte oder mit einem nicht bekannten Programm kodierte E-Mails. Es sollte deshalb auf dem Arbeitsplatzrechner zusätzlich ein Viren-Scanner installiert werden.

Auf den von der Rechnerbetriebsgruppe verwalteten SPARC Suns steht das Kommandozeilentool sweep zur Verfügung.

Für die sonstigen Arbeitsplatzrechner empfehlen wir die kostenlose Nutzung der Campuslizenz von Sophos, die über das Rechenzentrum zu beziehen ist.

Spam-Abwehr

Das Erkennen von Spam ist schon für einen Menschen nicht immer trivial. Soll diese Aufgabe durch einen Rechner erledigt werden, ist eine flexible und gut konfigurierbare Software notwendig.

Am Institut für Informatik setzen wir die für diesen Zweck sehr gut geeignete Software Spamassassin ein. Jede E-Mail wird mit Hilfe dieser Software automatisch auf das Zutreffen bestimmter Kriterien hin untersucht. Jeder Treffer bekommt dabei eine Punktezahl zugewiesen, die dann aufaddiert werden. Sobald eine E-Mail fünf Punkte oder mehr bekommen hat, wird sie automatisch über zusätzliche Header-Zeilen als Spam markiert.

Diese Header-Zeilen sind

X-Spam-Flag
X-Spam-Report
X-Spam-Status
X-Spam-Level

Sie können dann dazu genutzt werden, diese EMails automatisch z.B. in einen speziellen Folder einzusortieren.

Das wird auf unserem neuen IMAP-Server bereits automatisch für alle erledigt. Von der Spam-Erkennungssoftware entsprechend gekennzeichnete Mail ist daher dort immer im Spamfolder zu finden.

Es ist zu beachten, dass eigene Sieve-Skripte immer erst nach dem Wegsortieren von Spam zum Zuge kommen. Dadurch wird z.B. sichergestellt, dass kein Spam an andere weitergeleitet wird. Dies hat früher oft zur Verärgerung geführt.

E-Mail-Weiterleitung

Nach der Umstellung des zentralen IMAP-Servers ist es nicht mehr möglich, seine E-Mail über eine einfache forward-Datei weiterleiten zu lassen. Dafür ist jetzt ein Sieve-Skript notwendig, welches direkt auf dem IMAP-Server aktiviert werden muß. Diese Aktivierung geschieht am einfachsten über den Webmailer

https://imap.informatik.uni-kiel.de/

Dort findet man unter Einstellungen -> Filter ein leicht zu bedienendes Interface für Sieve-Skripte. Jeder Nutzer sollte bereits ein Beispielskript mit dem Namen forward dort vorfinden. Es muß nur noch mit der korrekten E-Mail-Adresse versorgt und aktiviert werden.

Sollten Unklarheiten bestehen oder Probleme auftreten, wendet Euch an den Postmaster.

Wir müssen uns leider das Recht vorbehalten, forward-Einträge zu deaktivieren, wenn sie irgendwelche Probleme verursachen.

Webmailer

Damit der Zugang zur E-Mail auch dann gewährleistet ist, wenn man ohne eigenen Rechner unterwegs ist, und z.B. irgendwo in einem Internetcafe sitzt, haben wir unter der Adressse

https://imap.informatik.uni-kiel.de/

einen sogenannten Webmailer installiert. Login und Passwort sind die des zentralen Rechnerpools der Informatik.

Als Software wird bei uns Roundcube eingesetzt.

Über den Webmailer ist es sehr leicht möglich, sogenannte Sieve-Skripte zu installieren. Damit können direkt auf dem Server E-Mails in passende Folder sortiert oder an andere Adressen weitergeleitet bzw. im Falle von Abwesenheit Benachrichtigungen aktiviert werden.

Dazu muß unter Einstellungen der Reiter Filter ausgewählt werden. Jetzt kann menügesteuert die gewünschte Aktion konfiguriert werden.