E-Mail-Adressen
Die zentral vergebenen vollqualifizierten E-Mail-Adressen des Instituts haben die Form
<accountname>@informatik.uni-kiel.de
Sie setzen sich zusammen aus dem Benutzernamen des
zentral vergebenen Rechneraccounts und dem E-Mail-Domainnamen des
Instituts. Auf den zentral verwalteten Rechnern kann einfacher auch die
teilqualifizierte Kurzform der EMail-Adresse, nämlich
<accountname> verwendet werden.
E-Mail-Aliase für Mitarbeiter
Laut Direktoriumsbeschluß erhalten jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, die/der einen zentralen Rechneraccount und damit eine E-Mail-Adresse der oben
angegebenen Form besitzt, zusätzlich einen E-Mail-Alias der Form
"Vorname.Nachname". Genauer setzt sich der E-Mail-Alias aus durch eine
durch Punkte getrennte Reihung aller Vornamen, Namensprädikate und
Nachnamen zusammen, die dem Technik-Service bei Beantragung des
zentralen Rechneraccounts angegeben wurden. Im einfachsten Fall (ein
Vorname und ein Nachname) lautet der vollqualifizierte neue E-Mail-Alias
<vorname>.<nachname>@informatik.uni-kiel.de
Für alle dem Technik-Service bekannten
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die einen zentralen Rechneraccount besitzen, wurden
entsprechende E-Mail-Aliase eingerichtet (Stand August 2012). Der
Technik-Service wird versuchen, neuen Mitarbeiter/-innen, so weit es möglich
ist, selbsttätig die E-Mail-Aliase einzurichten. Da es aber zur Zeit kein
Verfahren gibt, das dem Technik-Service zeitnah jede neue Mitarbeiterin und jeden neuen Mitarbeiter bekannt gibt, sollte sich jedes Mitglied des Instituts, das den
Mitarbeiterstatus erlangt, per E-Mail an den Postmaster
wenden, um die frühzeitige Einrichtung des E-Mail-Aliases
sicherzustellen. Das Gleiche trifft auch auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu, die im Zuge
der Ersteinrichtung keinen E-Mail-Alias erhalten haben, weil sie dem
Technik-Service nicht als Mitarbeiter/-innen bekannt waren, bzw. weil sie noch
keinen zentralen Rechneraccount besessen haben.
E-Mail-Server
Die zentral verwalteten Rechner sind alle so konfiguriert, daß E-Mails korrekt verschickt werden. Bei selbstverwalteten Rechnern muss das von den Verantwortlichen jeweils selber sichergestellt werden. Bei eventuellen Problemen helfen wir selbstverständlich gerne.
Als SMTP-Gateway sollte immer
mailin.informatik.uni-kiel.de
angegeben werden.
Möchte jemand von außerhalb der Informatik den Gateway nutzen, so ist dazu ein Account auf den zentralen Rechnern des Instituts notwendig. Der zu konfigurierende SMTP-Server sollte dann auf Port 587 und TLS bzw STARTTLS eingestellt werden.
Einstellungen für Thunderbird:
Zum EMail lesen, ist dagegen
imap.informatik.uni-kiel.de
einzutragen, da die Dienste auf zwei verschiedenen Rechnern laufen.
Hierbei handelt sich um eine geschützte SSL-Verbindung über Port 993, die immer eine Authentisierung über den Benutzernamen im zentralen Informatikpool erfordert.
Viren-Scanner
Auf dem zentralen E-Mail-Gateway des Instituts für Informatik läuft der Viren-Scanner der Firma Sophos. Er überprüft
- E-Mails, die uns aus dem Internet erreichen
- E-Mails, die ins Internet verschickt werden
- E-Mails, die zwischen der EMail-Servern der Arbeitsgruppen verschickt werden
Technisch bedingt, können aber nicht alle E-Mails auf Viren gescannt werden, z.B. verschlüsselte oder mit einem nicht bekannten Programm kodierte E-Mails. Es sollte deshalb auf dem Arbeitsplatzrechner zusätzlich ein Viren-Scanner installiert werden.
Auf den von der Rechnerbetriebsgruppe verwalteten SPARC Suns steht das Kommandozeilentool sweep zur Verfügung.
Für die sonstigen Arbeitsplatzrechner empfehlen wir die kostenlose Nutzung der Campuslizenz von Sophos, die über das Rechenzentrum zu beziehen ist.
Spam-Abwehr
Das Erkennen von Spam
ist schon für einen Menschen nicht immer trivial. Soll diese Aufgabe
durch einen Rechner erledigt werden, ist eine flexible und gut
konfigurierbare Software notwendig.
Am Institut für Informatik setzen wir die für diesen Zweck sehr gut geeignete Software Spamassassin
ein. Jede E-Mail wird mit Hilfe dieser Software automatisch auf das
Zutreffen bestimmter Kriterien hin untersucht. Jeder Treffer bekommt
dabei eine Punktezahl zugewiesen, die dann aufaddiert werden. Sobald
eine E-Mail fünf Punkte oder mehr bekommen hat, wird sie automatisch über
zusätzliche Header-Zeilen als Spam markiert.
Diese Header-Zeilen sind
X-Spam-Flag
X-Spam-Report
X-Spam-Status
X-Spam-Level
Sie können dann dazu genutzt werden, diese EMails automatisch z.B. in einen speziellen Folder einzusortieren.
Das wird auf unserem neuen IMAP-Server bereits
automatisch für alle erledigt. Von der Spam-Erkennungssoftware
entsprechend gekennzeichnete Mail ist daher dort immer im Spamfolder zu
finden.
Es ist zu beachten, dass eigene Sieve-Skripte immer
erst nach dem Wegsortieren von Spam zum Zuge kommen. Dadurch wird z.B.
sichergestellt, dass kein Spam an andere weitergeleitet wird. Dies hat
früher oft zur Verärgerung geführt.
E-Mail-Weiterleitung
Nach der Umstellung des zentralen IMAP-Servers ist es nicht mehr möglich, seine E-Mail über eine einfache forward-Datei
weiterleiten zu lassen. Dafür ist jetzt ein Sieve-Skript notwendig,
welches direkt auf dem IMAP-Server aktiviert werden muß. Diese
Aktivierung geschieht am einfachsten über den Webmailer
https://imap.informatik.uni-kiel.de/
Dort findet man unter Einstellungen -> Filter ein leicht zu bedienendes Interface für Sieve-Skripte. Jeder Nutzer sollte bereits ein Beispielskript mit dem Namen forward dort vorfinden. Es muß nur noch mit der korrekten E-Mail-Adresse versorgt und aktiviert werden.
Sollten Unklarheiten bestehen oder Probleme auftreten, wendet Euch an den Postmaster.
Wir müssen uns leider das Recht vorbehalten, forward-Einträge zu deaktivieren, wenn sie irgendwelche Probleme verursachen.
Webmailer
Damit der Zugang zur E-Mail auch dann gewährleistet ist, wenn man ohne eigenen Rechner unterwegs ist, und z.B. irgendwo in einem Internetcafe sitzt, haben wir unter der Adressse
https://imap.informatik.uni-kiel.de/
einen sogenannten Webmailer installiert. Login und Passwort sind die des zentralen Rechnerpools der Informatik.
Als Software wird bei uns Roundcube eingesetzt.
Über den Webmailer ist es sehr leicht möglich, sogenannte Sieve-Skripte zu installieren. Damit können direkt auf dem Server E-Mails in passende Folder sortiert oder an andere Adressen weitergeleitet bzw. im Falle von Abwesenheit Benachrichtigungen aktiviert werden.
Dazu muß unter Einstellungen der Reiter Filter ausgewählt werden. Jetzt kann menügesteuert die gewünschte Aktion konfiguriert werden.
Hinweis
Wichtiger Hinweis
Wegen des eingeschränkten Benutzernamensraums könnten Accountnamen und die daraus resultierenden E-Mailadressen bereits 9 Monate nach der Löschung von Accounts wieder neu vergeben werden. Sie sind deshalb nicht geeignet, Benutzer über den Vergabezeitraum des Accounts hinaus zu identifizieren (z.B. Verwaltungssysteme) oder zur Authentifizierung verwendet zu werden (z.B. Webanwendungen, Mailinglisten). Deshalb sollten Benutzer alle eigenen Authentifizierungen über Accountnamen oder E-Mailadressen noch vor der Löschung der eigenen Accounts wieder rückgängig machen.
